Няма две еднакви събития. Дори и да се организират от един и същ човек. А ако искаш ти да си този човек, то не пропускай практическия курс Event Management – ноември 2024.

Организирането на събития е комплексен процес. В него ще трябва да мислиш за много неща едновременно, да ги координираш и да си готов да реагираш извънредно, защото винаги е възможно нещо да се обърка в последния момент.

Именно на това се стреми да те научи новото за SoftUni Digital обучение. Курсът ще ти даде задълбочен поглед върху целия процес – от планирането, през координацията и управлението.

И по този повод, в днешната статия ще видим петте основни аспекта на събитията. Дали ще са успешни самите те, зависи от това колко добре е осъществена организацията. Затова нека започнем със същността на организацията и управлението на събития.

Какво е event management?

Управлението на събития е процес по планиране, организация и провеждане на събития, независимо от техния размер. Това включва кратки, еднократни събития, фестивални дни и събития с целодневна програма, онлайн или на физическа локация.

Основните разлики и самите детайли се определят от това каква е нишата, т.е. каква е и аудиторията, колко голямо ще е събитието и какъв е форматът му.

Крайната цел обаче е събитието да мине гладко, а участниците – и презентиращи и посетители, да останат доволни, като всичко това трябва да се осъществи в определени финансови и времеви рамки. Затова и независимо от типа събитие – от бизнес, корпоративно, до социално, има няколко задължителни аспекта, на които да обърнеш внимание.

Източник: Motion

Именно тях ще видим в следващите редове.

5 основни аспекта на организацията на събития

Много е вероятно да срещнеш т.нар. event management и като event planning, защото това е част от управлението на събития – техният дизайн и планиране. А в какво се състои самата организация? Да видим стъпка по стъпка:

1. Залагане на цели пред събитието

Едно събитие се ражда, когато съществуват цели, които то трябва да постигне. Това дори може да е бизнес модел и от възвръщаемостта на събитията да зависи успехът на бизнеса.

Затова е важно първо и преди всичко ясно да се дефинират целите, които стоят пред него, резултатите, които трябва да се реализират. Тази ясна визия за желания краен резултат служи за отправна точка на всички, ангажирани с организацията.

2. Определяне на бюджета

Бюджетът е едно от най-големите ограничения на всяко събитие. От него зависи какво помещение може да се наеме, какви участници ще се включат, ще има ли малки детайли като подаръци и т.н.

В него трябва да се заложат както фиксирани, така и непредвидени разходи. И всички детайли трябва да бъда изчистени предварително, защото бюджетът определя една от рамките на събитието и диктува за какво точно ще харчиш пари.

3. Фиксиране на дата и място

Следващата стъпка е изборът на дата и място, на което да се проведе събитието. Днес е все по-лесно да се организират събития за голяма публика, защото те могат да се осъществят както на място, така и онлайн, и дори да се предава на живо.

Онлайн събитията идват с предизвикателства по отношение на техническата обезпеченост. Пример за такова предизвикателство е дали изобщо сайтът, на който ще се предава поточно (стриймва) събитието, може да поеме дадено натоварване.

Източник: Motion

Ако пък събитието е на физическа локация, трябва да се увериш, че тя е леснодостъпна за всички – и участници и посетители.

4. Разработка на програмата на събитието

След като знаеш с колко пари, какво място и с колко време разполагаш, време е да ги изпълниш със съдържание, така че да се впишеш в тези ограничения. Едно събитие може да има целодневна програма. Представи си Webit или Ratio форума.

Може да е еднократко събитие с един-двама участници, обединени от една тема. Примери за такива са месечните събития на Ratio и различните срещи в Клуб на Пътешественика.

Събитията може да имат презентационен и информационен характер с няколко презентатори и време за въпроси или пък да са работилници. Например, от Gancini организират работилници за правене на свещи всеки месец. А ние от СофтУни организираме ежемесечни онлайн семинари с образователен характер и Q&A сесии.

Програмата до голяма степен зависи от целите, които събитието трябва да постигне. При всички положения, важно е да се предвидят почивки, възможности за социализация. А при по-продължителните събития – дори кетъринг и време за обяд и кафе.

5. Популяризиране на събитието

Дори най-добре организирането събитие вероятно ще се провали, ако никой не знае за него. То просто ще остане незабелязано.

Затова в бюджета обикновено се залага и част за реклама – в социалните мрежи, по радиото, телевизията. Къде ще се популяризира събитието зависи много от това къде е най-удачно да се достигне целевата аудитория.

Кампаниите, които се провеждат, трябва да бъдат внимателно таргетирани, а и да стартират достатъчно рано, за да могат да хората да научат за събитието.

И всичко това е само върхът на айсберга. Когато става дума за организация на събития и тяхното провеждане и управление, трябва да вземеш предвид управлението на екипа, с който организираш, намирането на партньори или спонсори, възникването на кризисни ситуации, промени и проблеми в последния момент и още.

Има и разлика дали ще организираш малки или мега събития. Във всички тези детайли ще те потопи Златина Кръндева в предстоящия курс Event Management - ноември 2024. Ако това е сферата, от която се вълнуваш, не пропускай практическото обучение!